1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика определяет цели, основания, состав и порядок обработки персональных данных при использовании сайта https://perevod1.ru/, обращении через формы сайта, оформлении заказа и оплаты, выполнении согласованных лингвистических и консультационных услуг, а также меры защиты и порядок реализации прав субъектов персональных данных.
1.2. Оператор персональных данных — ООО «Интеллектуальные решения», ИНН 3444278412, ОГРН 1223400009711; адрес: 400066, Волгоградская область, г. Волгоград, проспект им. В.И. Ленина, д. 4.
Обращения по персональным данным и заявки принимаются на электронную почту: manager@perevod1.ru.
1.3. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и иными применимыми нормативными правовыми актами Российской Федерации.
1.4. Субъекты обработки — посетители сайта, заявители, заказчики, плательщики и их уполномоченные представители; данные других лиц обрабатываются только при наличии самостоятельного законного основания.
Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому либо определяемому физическому лицу.
Обработка включает действия с такими сведениями, в том числе сбор, хранение, использование и уничтожение.
1.5. Через сайт принимается заявка и проводится предварительное согласование заказа. Перевод выполняют штатные и привлечённые переводчики после заключения договора. Привлечённые переводчики обрабатывают персональные данные по поручению Оператора в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ. Порядок дальнейшего исполнения договора не расширяет автоматически цели сбора через формы сайта.
1.6. Согласие на обработку данных обращения, договор-оферта и Правила использования cookies имеют самостоятельное назначение. Каждый из этих документов регулирует отдельный этап взаимодействия с субъектом персональных данных: Согласие на обработку данных обращения — ответ и предварительное согласование по данным, переданным через форму на сайте; договор-оферта — условия оказания услуг; Правила использования cookies — обработку данных с использованием cookie и аналогичных технологий. Обработка при заключении и исполнении договора осуществляется на соответствующем законном основании; необходимые согласия на отдельные действия при выполнении заказа оформляются отдельно. Согласие из формы не разрешает автоматически все действия при исполнении договора.
2. Принципы и правовые основания
2.1. Обработка осуществляется законно и справедливо, для конкретных заранее определённых целей. Состав и объём сведений соответствуют этим целям; избыточные сведения не запрашиваются. Оператор обеспечивает точность, достаточность и актуальность необходимых данных, ограничивает сроки хранения и уничтожает данные после прекращения основания их обработки.
2.2. Для каждой цели применяется соответствующее основание статьи 6 Закона № 152-ФЗ: согласие субъекта; заключение договора по его инициативе и исполнение договора; выполнение обязанностей, установленных законом; осуществление и защита прав и законных интересов при условии соблюдения прав и свобод субъекта. Сам факт посещения сайта не является универсальным согласием на любую обработку.
2.3. Согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Оно оформляется отдельно от иных информации и документов, подтверждаемых пользователем, и предоставляется отдельным действием, позволяющим подтвердить его получение. Отметки не устанавливаются заранее. Письменная форма или электронная подпись используются в случаях, прямо установленных законом; обычная отметка формы не заменяет обязательную специальную процедуру.
2.4. Оператор получает контакты, текст обращения и допустимые материалы от заявителя; технические сведения — при использовании сайта и выбранных сервисов. ФИО, телефон и email не являются обязательными автоматически передаваемыми браузером данными. Решения, порождающие юридические последствия для субъекта или иным образом затрагивающие его права, исключительно на основании автоматизированной обработки на сайте, Оператором не принимаются.
3. Цели и состав данных
3.1. Обращения и предварительное согласование заказа
Для ответа, оценки возможности, стоимости и сроков услуги и согласования заказа обрабатываются предоставленные имя и иные данные о заявителе, телефон, email, выбранная услуга, язык, текст обращения и допустимые приложения. Основание — отдельное согласие, а при действиях по заключению договора по инициативе заявителя — соответствующее договорное основание.
Данные формы обрабатываются Оператором для ответа и предварительного согласования заказа и направляются непосредственно в корпоративную почту manager@perevod1.ru. Доступ к формам предоставляется уполномоченным сотрудникам. Приложенные материалы хранятся в закрытом хранилище; в служебном письме передаётся ссылка для доступа сотрудника без дублирования файла почтовым вложением. Передача заявок в CRM не осуществляется.
3.2. Заключение договора, расчёты и обязательный учёт
Обрабатываются необходимые сведения о заказчике и его представителе, согласованном заказе, контакте для чека, сумме, назначении и результате платежа. Основания — заключение и исполнение договора и обязанности по законодательству. Материалы заказа не направляются платёжному сервису. Реквизиты банковской карты вводятся на стороне платёжного сервиса и не сохраняются сайтом.
3.3. Исполнение заказа: перевод и заверение
Для исполнения заказа обрабатываются: ФИО заказчика, контактный телефон, email, наименование документа, направление перевода, стоимость, сроки, ФИО исполнителя, а также сведения о заверении (печать организации, нотариальное заверение, без заверения). Дополнительно обрабатываются персональные данные, содержащиеся в самих документах, переданных на перевод, и в готовых переводах: фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес, реквизиты документов, иные сведения, необходимые для выполнения перевода. Если документ содержит данные третьего лица, Оператор обрабатывает их только при подтверждённом законном основании и проверяет необходимые полномочия заказчика. Собственное согласие заказчика не заменяет согласия другого лица, когда оно требуется.
Перевод выполняют штатные и привлечённые переводчики. С привлечёнными переводчиками заключаются соглашения о конфиденциальности и поручения на обработку персональных данных в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ. В поручении определяются: перечень данных, цели обработки, действия с данными, требования конфиденциальности, локализации, защиты и уведомления об инцидентах.
При заказе иных лингвистических и консультационных услуг, перечисленных в пункте 2.3 договора-оферты, Оператор до соответствующей обработки сообщает субъекту конкретную цель, необходимый состав данных, получателей, основание и срок хранения. Обрабатываются только сведения, необходимые для согласованной услуги, на применимом договорном или ином законном основании. Требуемые согласия оформляются отдельно.
3.4. Статистика сайта и внешняя карта
При выборе категории «Статистика сайта» используется Яндекс.Метрика для оценки посещаемости, источников переходов, востребованности страниц, действий посетителей и успешных обращений, а также улучшения сайта. Обрабатываются IP-адрес, идентификаторы браузера, сведения об устройстве и браузере, времени посещения, просмотренных страницах, переходах и взаимодействиях. Состав статистики может включать запись действий на страницах посредством Вебвизора, карту кликов и учёт переходов по внешним ссылкам. Оператор исключает передачу содержимого полей форм, текстов обращений, контактных данных заявителей, имён и содержимого приложенных файлов, платёжных реквизитов и персональных сведений в адресах страниц.
Отказ от статистики не препятствует направлению заявки.
Счётчик Яндекс.Метрики принадлежит Оператору и предназначен для сайта https://perevod1.ru/. Внешняя карта Яндекса подключается после отдельного выбора категории «Внешние виджеты». Только после этого туда передаются необходимые сетевые и технические сведения для загрузки карты; точное местоположение устройства запрашивается только при использовании соответствующей функции и отдельном разрешении браузера. Основание необязательной статистики и карты — самостоятельный выбор пользователя по Правилам cookies.
3.5. Сохранение выбора, защита сайта и административный доступ
Для соблюдения выбора cookies сохраняются выбранные категории, момент действия, версия Правил и случайное подтверждение записи. Для защиты и диагностики используются необходимые технические сведения об обращении к серверу, времени и результате операции; для входа сотрудников — данные учётной записи и сессии.
3.6. Запросы субъектов и подтверждение правомерности обработки
Для исполнения обращения о персональных данных обрабатываются содержание запроса, необходимые сведения для проверки личности, связи с обращением и полномочиями представителя, результаты исполнения. Минимальные доказательства получения согласия сохраняются отдельно от материалов заказа на самостоятельном законном основании и в пределах сроков раздела 6. Основания — обязанности оператора по закону и защита прав при соблюдении прав субъекта.
3.7. Отправка обращения не означает согласия на рекламную рассылку или публичное распространение персональных данных. Рекламная рассылка в рамках работы сайта не осуществляется. Статистика не используется для идентификации заявителя по данным формы.
4. Допустимые материалы и данные других лиц
4.1. Через сайт не принимаются медицинские документы с данными пациентов, сведения о здоровье, интимной жизни, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, расовой или национальной принадлежности, судимости и биометрические данные, используемые для установления личности.
4.2. Материалы с данными других лиц допустимы только при наличии законного основания их обработки оператором и полномочий заявителя на передачу. Согласие заявителя на обработку собственных данных не заменяет основания для данных другого лица. Если таковых нет, оператор отказывает в приёме; до установления этих оснований сведения не используются для оказания услуг и не передаются далее.
4.3. При ошибочном поступлении недопустимого материала оператор ограничивает доступ, прекращает обработку для заявки, обеспечивает уничтожение доступных копий в применимый законный срок и сообщает заявителю об отказе в приёме. Материал не перенаправляется внешним исполнителям, в мессенджер или ИИ. Фиксируется только необходимый факт отказа и уничтожения без сохранения недопустимого содержания. Передача в CRM не осуществляется.
4.4. Научная статья, книга или иной материал без недопустимых персональных сведений не исключается из-за медицинской тематики. Ограничение приёма через формы не означает исключения услуги медицинского перевода из перечня услуг; дальнейшая работа с материалами, требующими специального основания или процедуры, допускается только при обеспечении соответствующих требований отдельно от формы сайта.
5. Способы обработки, размещение и получатели
5.1. Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации и без них. Допускаются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, доступ уполномоченных сотрудников, предоставление необходимым поставщикам в пределах их функций, блокирование, удаление и уничтожение. Публичное распространение материалов заказа не осуществляется.
5.2. Сайт, базы персональных данных, рабочие хранилища и резервные копии оператора размещаются на территории Российской Федерации. Основное размещение — виртуальный сервер Beget; корпоративная почта — сервис Яндекса. Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных в рамках работы сайта.
5.3. Предоставление сведений указанным поставщикам ограничивается обеспечением размещения сайта, корпоративной почты, выбранной статистики и карты, а также расчётов. Хранение сканов и переводов на Яндекс.Диске осуществляется в целях исполнения заказа и исполнения договора. Переписка в разрешённом пунктом 5.3.9 канале используется также для ответа и предварительного согласования заказа. Обработка по иным согласованным услугам определяется в порядке раздела 3.3. Каждому получателю предоставляются только необходимые для его функции сведения.
5.3.1. ООО «Интеллектуальные решения» — Оператор.
Оператор рассматривает заявки, отвечает заявителям, предварительно оценивает и согласовывает заказ, обеспечивает расчёты и соблюдение обязанностей по защите данных. Доступ к содержимому имеют уполномоченные сотрудники в объёме своих обязанностей.
5.3.2. ООО «Бегет» — размещение сайта.
Beget обеспечивает размещение приложения, базы обращений, закрытого хранилища и необходимых служебных записей на российском сервере. Состав размещаемых данных ограничен сведениями, необходимыми для работы сайта и установленных целей обработки.
5.3.3. Корпоративная почта Яндекса — доставка обращений.
Корпоративная почта Яндекса используется для служебной переписки по заявке. Передаются необходимые контакты, содержание обращения, сведения о выбранной услуге и ссылка для сотрудника на закрытый материал. Файл не дублируется почтовым вложением.
5.3.4. ООО «ЯНДЕКС» — статистика и карта.
Для статистики и внешней карты после отдельного выбора пользователя предоставляются технические сведения и сведения о взаимодействиях в составе соответствующей категории. Содержание обращений, контактные данные заявителей и приложенные материалы не предоставляются.
5.3.5. ООО НКО «ЮМани» — ЮKassa и расчёты.
На основании договора с оператором платёжная организация получает необходимые сведения о плательщике, контакт для направления чека, сумму и сведения о расчёте. Материалы заявки ей не предоставляются. Реквизиты банковской карты вводятся на стороне платёжного сервиса.
5.3.7. Привлечённые переводчики — выполнение перевода.
Персональные данные, содержащиеся в документах, могут передаваться привлечённым переводчикам для выполнения перевода. С привлечёнными переводчиками заключаются соглашения о конфиденциальности и поручения на обработку персональных данных в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ. В поручении определяются: перечень данных, цели обработки, действия с данными, требования конфиденциальности, локализации, защиты и уведомления об инцидентах.
5.3.8. Яндекс.Диск — хранение сканов и переводов.
Сканы документов и готовые переводы хранятся в защищённой папке на Яндекс.Диске. Доступ имеют только уполномоченные сотрудники. Срок хранения — в соответствии с разделом 6 Политики.
5.3.9. Мессенджеры — коммуникация.
Для ответа, предварительного согласования и исполнения заказа переписка с персональными данными допускается в Max при обеспечении российского размещения и требований Закона № 152-ФЗ. Обрабатываются необходимые контактные данные и содержание сообщений; файлы для исполнения заказа передаются только при наличии соответствующего основания и после заключения договора. Основание определяется для конкретной цели: согласие субъекта, заключение договора по его инициативе или исполнение договора. До передачи файлов субъекту сообщаются состав данных, цель, получатель и основание; необходимое согласие получают отдельно в подтверждаемой форме. Сроки хранения определяются разделом 6 Политики.
На сайте размещаются ссылки на Max, Telegram, WhatsApp и ВКонтакте. Ссылка сама по себе не передаёт этим сервисам данные формы или приложенные файлы. При переходе пользователь взаимодействует с внешним сервисом по его правилам. Оператор не организует через сервисы с базами за пределами Российской Федерации приём заявок и документов и не передаёт туда персональные данные клиентов. Для таких обращений используются формы сайта, корпоративная почта и разрешённый настоящим пунктом канал. Самостоятельный переход пользователя не считается согласием на передачу туда данных заказа.
5.4. Обработка по поручению допускается с согласия соответствующего субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, и оформляется договорными условиями части 3 статьи 6 Закона № 152-ФЗ: определяются цели, состав данных и действия, требования конфиденциальности, локализации и защиты, подтверждения соблюдения требований и уведомления об инцидентах. Оператор сохраняет предусмотренную законом ответственность перед субъектом. Обязательное предоставление уполномоченным государственным органам осуществляется только в установленных законом случаях.
6. Хранение и уничтожение
6.1. Указанные ниже сроки являются установленными оператором ограничениями хранения, кроме сроков, прямо предусмотренных законом. При обязанности учёта, споре или ином самостоятельном законном основании сохраняются только необходимые для этой цели сведения; основание и состав фиксируются отдельно.
6.2. Заявка, контакты и служебная переписка по предварительному обращению хранятся до завершения ответа и согласования заказа, затем не более 30 календарных дней после закрытия заявки. При отсутствии ответа заявителя заявка закрывается через 30 календарных дней после последнего служебного сообщения. При заключении договора для его исполнения сохраняется только необходимый состав на самостоятельном договорном основании; материалы предварительной заявки не сохраняются автоматически вместе с ним.
6.3. Приложенные к заявке материалы и их копии хранятся только на период предварительной оценки и согласования заявки. Из рабочего хранения удаляются не позднее 7 календарных дней после завершения этой цели и закрытия заявки; все копии, включая почтовые и резервные, уничтожаются не позднее 30 календарных дней после достижения цели. Ошибочно полученные недопустимые, незаконно полученные или ненужные материалы уничтожаются в применимый специальный срок без ожидания общего периода хранения.
Дальнейшие материалы для исполнения договора обрабатываются отдельно для договорной цели.
Сканы оригиналов документов удаляются после получения и проверки перевода. Если сканы необходимы для исполнения договора или повторной выдачи, они хранятся только при наличии самостоятельного законного основания и не более 4 лет с даты выдачи заказа, после чего уничтожаются. Хранение после исполнения заказа для повторной выдачи допускается по отдельному добровольному согласию субъектов, чьи данные содержатся в сканах, или их уполномоченных представителей. При отзыве согласия или прекращении необходимости применяются более ранние сроки уничтожения раздела 7. Срок хранения сканов не продлевается автоматически вместе со сроком хранения готового перевода.
6.4. Минимальные подтверждения согласия на обработку заявки хранятся не более 3 лет после завершения обработки заявки для отдельной цели подтверждения её правомерности и защиты прав на применимом самостоятельном законном основании. Сохраняются только факт и момент подтверждения, версия согласия и необходимые сведения для соотнесения с обращением; содержание приложенных документов и избыточная переписка не сохраняются. Если самостоятельное основание отсутствует или необходимость отпала раньше, сведения уничтожаются раньше. Этот срок не применяется к журналу выбора cookies.
6.5. Учётные и платёжные документы хранятся в сроки, установленные законодательством для соответствующего вида документа. Первичные учётные документы — не менее 5 лет после отчётного года; при применимом более длительном обязательном сроке используется этот срок. Сохраняются только сведения расчёта и обязательного учёта, а не исходные материалы заявки.
6.6. Выбор cookies и подтверждение этого выбора хранятся не более 365 дней с момента соответствующего действия. После истечения срока запись подтверждения уничтожается. Отказ пользователя сохраняется в пределах этого срока для соблюдения его выбора. Новый требующий согласия состав обработки включается только после нового выбора. Архив редакций Правил не содержит персональных записей пользователей.
6.7. Технические журналы защиты хранятся не более 30 календарных дней с события. Записываются только необходимые для защиты и диагностики сведения; содержание форм, приложенные файлы, пароли и платёжные реквизиты в журнал не включаются. Сведения о конкретном инциденте отделяются и сохраняются на срок документированного расследования и необходимого исполнения законных обязанностей.
6.8. Резервные копии данных сайта и ротация управляемых оператором копий хранятся не более 7 календарных дней. Резервирование не продлевает сроки исходных данных. Во всех используемых копиях уничтожение обеспечивается не позднее установленного срока соответствующей категории; после восстановления сведения, срок которых истёк или которые подлежат уничтожению, не возвращаются в обработку.
6.9. Статистика и записи действий. Выбор необязательной статистики может быть отозван в любой момент. Записи Вебвизора хранятся в сервисе 15 дней, включая текущий день. Сроки браузерных записей приведены в Правилах cookies. Иные сведения статистики в сервисе обрабатываются в пределах выбранных функций и применимых условий Яндекса; срок cookie не является сроком их серверного хранения.
6.10. Готовые переводы могут храниться для повторной выдачи по запросу заказчика. Цель хранения — повторная выдача перевода без повторного выполнения работ. После исполнения основного заказа основание — отдельное добровольное согласие на архивное хранение для повторной выдачи. Если перевод содержит данные других лиц, необходимо соответствующее основание и для их данных; согласие заказчика на собственные данные его не заменяет. Отказ от архива не препятствует получению основной услуги. Срок хранения — не более 4 лет с даты выдачи заказа. По истечении срока либо при более раннем прекращении основания данные уничтожаются в сроки раздела 7; при отсутствии самостоятельного основания хранение не продолжается. Сканы оригиналов документов хранятся отдельно от готовых переводов и имеют собственный срок хранения в соответствии с пунктом 6.3.
6.11. Уничтожение охватывает рабочие хранилища, служебную почту и используемые копии. Оператор фиксирует исполнение и обеспечивает, чтобы уничтоженные сведения не восстанавливались для дальнейшей обработки.
7. Права субъекта и порядок обращений
7.1. Субъект вправе получать предусмотренную законом информацию об обработке и доступ к своим данным, требовать уточнения, блокирования или уничтожения неточных, устаревших, незаконно полученных или ненужных сведений; отзывать согласие и требовать прекращения обработки с учётом законных исключений; действовать через уполномоченного представителя; обжаловать действия или бездействие оператора в Роскомнадзор или суд.
7.2. Обращения принимаются по адресу manager@perevod1.ru и почтовому адресу Оператора из пункта 1.2. Для запроса доступа к персональным данным соблюдаются требования статьи 14 Закона № 152-ФЗ к содержанию и форме запроса; при необходимости оператор разъясняет способ его оформления.
7.3. Запрос, отзыв или требование направляются на manager@perevod1.ru либо по почтовому адресу ООО «Интеллектуальные решения». Оператор регистрирует обращение и подтверждает его получение в течение одного рабочего дня. Этот срок подтверждения является внутренним стандартом обслуживания и не заменяет законных сроков ответа.
7.4. Для проверки личности и полномочий запрашиваются только сведения, необходимые для определения заявителя, связи с обрабатываемыми данными и исполнения обращения в соответствии с законом. Представитель подтверждает полномочия. Для общего вопроса о правилах сайта или изменения выбора cookies паспортные данные не требуются. Сведения другого лица до проверки законного основания не раскрываются.
7.5. Сведения о наличии персональных данных и возможность ознакомления предоставляются при обращении субъекта или его представителя либо в течение 10 рабочих дней с получения надлежащего запроса. Мотивированный отказ предоставляется не позднее 10 рабочих дней с обращения или получения запроса. В предусмотренных законом случаях срок ответа на запрос или мотивированного отказа продлевается не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением заявителя.
7.6. Уточнение и уничтожение подтверждённых ненужных данных происходит в течение 7 рабочих дней после предоставления необходимых подтверждающих сведений. Подтверждённые незаконно полученные или ненужные для заявленной цели данные уничтожаются в течение 7 рабочих дней после предоставления соответствующих подтверждений. Блокирование, снятие блокирования и информирование осуществляются в предусмотренном законом порядке.
7.7. После достижения цели либо получения отзыва при отсутствии другого законного основания данные уничтожаются не позднее 30 календарных дней. Требование о прекращении обработки исполняется не позднее 10 рабочих дней с получения, кроме предусмотренных законом случаев продолжения; мотивированное продление допускается не более чем на 5 рабочих дней. Заявитель получает предусмотренную законом информацию о результате или основании продолжения обработки.
7.8. Неправомерная обработка прекращается не позднее 3 рабочих дней с выявления. Если обеспечить её правомерность невозможно, данные уничтожаются не позднее 10 рабочих дней с выявления. Для незаконно полученных и ненужных сведений, подтверждённых по обращению субъекта, применяется специальный семидневный срок. Оператор обеспечивает исполнение также лицом, обрабатывающим данные по его поручению.
7.9. Ошибочно поступивший недопустимый материал не используется для рассмотрения заявки и не передаётся другим получателям. Доступ ограничивается, обработка прекращается, доступные копии уничтожаются с соблюдением применимых законных сроков, заявителю сообщается об отказе в приёме.
8. Защита данных и реагирование на нарушения
8.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры с учётом состава данных и угроз.
8.2. При выявлении неправомерной или случайной передачи, предоставления, распространения либо доступа, повлёкших нарушение прав субъектов, Оператор уведомляет Роскомнадзор: о произошедшем инциденте и принятых мерах — в течение 24 часов с выявления, о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов с выявления.
8.3. Исполнение и подтверждение уничтожения в используемых хранилищах и сервисах контролирует Оператор, он же документирует необходимые действия и подтверждает уничтожение в порядке, установленном применимыми требованиями. Публичным адресатом обращений остаётся оператор.
9. Изменение Политики и связанные документы
9.1. Действующая редакция доступна на этой странице. Изменение Политики не придаёт обратной силы новым целям и не заменяет самостоятельного согласия, когда оно требуется. Если состав необязательной обработки, требующей согласия, изменится, сайт запросит у пользователя новое согласие.
9.2. Связанные документы: Согласие на обработку данных обращения, Правила использования cookies, Договор-оферта.
Обращения по персональным данным и заявки: manager@perevod1.ru.